Politique de confidentialité

Contexte

Jeunes identités créatives s’engage à assurer la protection des renseignements personnels de ses membres, de ses partenaires et de ses employé·es. La présente politique en matière de protection des Renseignements personnels s’applique à Jeunes identités créatives. Elle vise à mettre en lumière le cycle de vie des renseignements personnels, soit leur collecte, leur conservation, leur utilisation, leur communication ainsi que leur destruction au sein de l’entreprise. Elle stipule les mesures de sécurité mises en place pour s’assurer de la protection des renseignements personnels détenus par Jeunes identités créatives ainsi que les droits des personnes concernées par la collecte, l’utilisation et la communication de leurs renseignements personnels.

Cette politique est conçue pour respecter la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (Loi 25) à laquelle les organismes à but non lucratif doivent se conformer.

Les renseignements personnels détenus par Jeunes identités créatives seront traités selon la Politique en matière de protection des renseignements personnels, sauf dans le cas d’une entente écrite entre Jeunes identités créatives et la personne ou l’organisation concernée. La présente politique est applicable à tous les renseignements personnels recueillis, peu importe leur provenance.

Jeunes identités créatives se réserve le droit de modifier cette politique en matière de protection des renseignements personnels. La date de la dernière révision correspond à la révision la plus récente.

Définitions

« Renseignements personnels » (RP) : désigne tout renseignement qui concerne une personne physique et permet directement ou indirectement de l’identifier. Il peut s’agir notamment, mais sans s’y limiter, du nom prénom, date de naissance, adresse postale, adresse courriel, information sur l’état de santé, information sur le statut civil, etc. Les catégories de renseignements personnels visées sont les suivantes :

• Renseignements de santé
• Renseignements financiers
• Renseignements relatifs au travail
• Renseignements scolaire et relatifs à la formation
• Renseignements relatifs à la situation sociale ou familiale
• Renseignements d’identification

Le détail concernant chacune de ses catégories peut être trouvé sur le site du Gouvernement du Québec. Jeunes identités créatives peut détenir les renseignements personnels de membres et partenaires dans le cadre de prestation de service, collecte de fonds, diffusion d’information, offre de formation, etc., ou d’un·e employé·e, dans le cadre d’un processus d’embauche ou de maintien à l’emploi.

Les informations professionnelles, telles que, mais non limitées à, une adresse courriel professionnelle, un numéro de poste téléphonique professionnel ou un titre de fonction professionnelle ne constituent pas un Renseignement personnel.

Un Renseignement personnel est considéré comme sensible lorsqu’il comporte un haut risque d’atteinte à la vie privée d’une personne, tel que le numéro d’assurance sociale.

« Consentement tacite » : désigne un consentement reconnu dans certaines circonstances telle qu’une action supposant une relation d'affaires future ou actuelle tel que stipulé dans la Loi canadienne anti-pourriel.

« Collecte » : désigne la date à laquelle le renseignement personnel est recueilli. Il s’agit de la première étape du cycle de vie des renseignements personnels.

« Utilisation » : désigne l’usage d’un renseignement personnel selon des fins définies.

« Communication » : désigne la transmission d’un renseignement personnel à un tiers ou à une personne non autorisée.

« Conservation » : désigne la durée pendant laquelle une organisation garde des renseignements personnels, peu importe leur forme et sans égard au statut de leur utilisation.

« Destruction » : désigne la dernière étape du cycle de vie des renseignements personnels qui consiste à supprimer définitivement le renseignement personnel de façon sécurisée.

Collecte des renseignements personnels

Jeunes identités créatives recueille des Renseignements personnels à la suite d'un contact direct entre l’organisme et la personne concernée, par exemple dans le cas de demandes de prestations de service ou de demande d’emploi. Tout Renseignement personnel est recueilli conformément à la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels. Les types de renseignements détenus ainsi que leur endroit de conservation sont consignés dans un Inventaire.

Renseignements fournis par un·e membre ou un·e partenaire :

Jeunes identités créatives collecte des informations professionnelles concernant ses membres ou partenaires actuel·les ou à venir. Il peut toutefois arriver qu’une personne transmette des renseignements personnels tels que son adresse courriel personnelle ou son numéro de téléphone. La personne comprend alors que cette information sera utilisée uniquement dans le but et aux fins de répondre à la demande de la personne concernée.

Jeunes identités créatives pourrait utiliser ces informations afin de communiquer des informations concernant des produits et services à la personne ayant transmis ses renseignements, par exemple, dans le cadre d’une infolettre. Toutefois, il est possible de se désinscrire ou de demander à Jeunes identités créatives de cesser toutes communications à tout moment. Il est important de ne communiquer aucun Renseignement personnel sensible tel qu’un numéro d’assurance sociale, une date de naissance, une information bancaire, etc.

Si la personne fournit de l’information sensible, elle comprend qu’elle le fait à ses propres risques et que Jeunes identités créatives ne pourra en aucun cas être tenu responsable de la divulgation de cette information.

Renseignements fournis par l’Employé·e :

Jeunes identités créatives collecte des informations personnelles concernant ses employé·es. Toutes les catégories de renseignements personnels tels que décrits à la section Définitions du présent document pourraient faire l’objet de la collecte de renseignements personnels. Certaines de ces informations sont réputées être des Renseignements personnels sensibles. Les Renseignements personnels collectés, qu’ils soient sensibles ou non, sont utilisés afin de maintenir à jour le dossier de l’employé·e, ou dans le cadre d’obligations légales. Jeunes identités créatives s’engage à respecter les pratiques relatives à la confidentialité de ces informations.

Consentement à la collecte

Jeunes identités créatives utilise le consentement tacite dans le cadre de relation avec ses membres et partenaires actuel·les et potentiel·les, ainsi que le consentement écrit avec ses membres et ses employé·es pour lesquel·les des renseignements personnels sensibles sont collectés. Les fins auxquelles sont collectés les renseignements personnels sont stipulées à la section Collecte du présent document.

Pour toute utilisation à d’autres fins que celles précédemment mentionnées, Jeunes identités créatives obtiendra le consentement de la personne concernée au préalable.

Utilisation des renseignements personnels

Jeunes identités créatives utilisera les Renseignements personnels uniquement aux fins pour lesquelles ces derniers ont été recueillis et pour lesquels la personne a consenti.

Jeunes identités créatives peut utiliser les Renseignements personnels aux fins suivantes :

Renseignements fournis par les membres et partenaires potentiel·les :

Fournir des prestations de services

Transmettre de l’information sur des nouveaux services et produits susceptibles de faire partie des intérêts des personnes concernées, conformément à la Loi canadienne antipourriel du Canada.

Prévenir la fraude et l’usurpation d’identité

Etc.

Renseignements fournis par l’Employé·e :

Traiter des demandes d’emploi

Maintenir à jour un dossier d’Employé

Analyser et bonifier l’expérience Employé

Communiquer avec un·e Employé

Approfondir la relation Employeur-Employé

Prévenir la fraude et l’usurpation d’identité

Etc.

Avant que les Renseignements personnels soient utilisés à d’autres fins que celles mentionnées ci-dessus ou celles pour lesquelles vous êtes réputé·e avoir donné votre consentement, Jeunes identités créatives demandera l’obtention de votre consentement.

Les renseignements personnels détenus par Jeunes identités créatives pourront être utilisés pendant toute la durée nécessaire pour réaliser les fins pour lesquelles ces derniers ont été recueillis, tel que permis ou exigé par la loi.

Communication des renseignements personnels

Jeunes identités créatives pourrait communiquer vos renseignements à des tiers fournisseurs de services qui nous aident à réaliser les fins mentionnées précédemment. Dans de tels cas, Jeunes identités créatives a conclu une entente contractuelle afin de protéger les Renseignements personnels de façon appropriée. Il peut s’agir, à titre d’exemple, de soutien juridique, technique, philanthropique, etc.

Jeunes identités créatives pourrait communiquer les renseignements personnels détenus dans le but de répondre à des exigences en matière d’assurance ou lorsqu’elle croit qu’une tierce partie en faisant la demande agit comme mandataire de la personne concernée.

Les Renseignements personnels détenus par Jeunes identités créatives pourraient faire l’objet d’une communication dans le cadre d’une restructuration de l’organisme. Dans un tel cas, l’utilisation des Renseignements personnels détenus sera encadrée par les lois applicables.

Dans le cas où des Renseignements personnels sont communiqués à l’extérieur du Canada, ceux-ci seront assujettis aux lois applicables du pays où ils sont communiqués.

Nonobstant ce qui précède, tous les membres du personnel de Jeunes identités créatives sont assujettis à une clause contractuelle de confidentialité valide au moment de leur emploi et après celui-ci afin de protéger la confidentialité des données et des Renseignements personnels.

Les Renseignements personnels détenus par Jeunes identités créatives pourront être communiqués pendant toute la durée nécessaire pour réaliser les fins pour lesquelles ces derniers ont été recueillis, tel que permis ou exigé par la loi.

Conservation des renseignements personnels

Jeunes identités créatives détient une sauvegarde de toutes les données numériques détenues à des fins préventives. L’entreprise conserve les Renseignements personnels de ses Clients et Employés ainsi que leurs sauvegardes dans des serveurs infonuagiques situés au Canada ou aux États-Unis.

À moins d’une interdiction ou d’obligations légales mentionnées dans une entente légale explicite avec un·e membre ou partenaire, Jeunes identités créatives peut avoir recours à des services d’un fournisseur externe. Le cas échéant, Jeunes identités créatives prend les mesures nécessaires pour protéger les renseignements personnels détenus chez un tiers fournisseur.

Dans la mesure où la conservation des Renseignements personnels implique l’usage de services ou de serveurs de fournisseurs tiers, ces fournisseurs tiers et leurs serveurs peuvent être situés au Canada ou aux États-Unis d’Amérique où pourraient être transmis des Renseignements personnels téléchargés ou autrement communiqués par la·e membre ou partenaire. Dans un tel cas, les Renseignements personnels hébergés ou transmis dans d’autres pays sont assujettis aux lois et aux exigences légales de l’endroit géographique où ils sont conservés.

Les renseignements personnels détenus par Jeunes identités créatives pourront être conservés pendant toute la durée nécessaire pour réaliser les fins pour lesquelles ces derniers ont été recueillis, tel que permis ou exigé par la loi. Les renseignements personnels à détruire seront conservés dans un endroit spécifique dont l’accès est accordé uniquement à certains employés autorisés dont la fonction nécessite qu’ils y aient un accès.

Confidentialité en lien avec les fournisseurs tiers détenant des renseignements personnels

Tous les fournisseurs tiers retenus par Jeunes identités créatives ayant accès aux Renseignements personnels sont tenus d’exercer leurs activités de façon à être conforme à la présente Politique en matière de protection des renseignements personnels.

Sécurité des renseignements personnels détenus

Jeunes identités créatives ne recueillera, n'accédera, ne transférera, ne stockera et ne traitera des Renseignements personnels que dans la mesure où cela est nécessaire à l’exécution ou à la remise des Prestations ou de gestion de dossier d’un·e employé·e et que dans la mesure permise par les Lois de protection de la vie privée.

Jeunes identités créatives informera rapidement la·e membre ou partenaire ou l’employé·e par avis écrit dans l’éventualité où elle prendrait connaissance d’un incident de confidentialité (tel que défini par les Lois de vie privée) affectant des Renseignements personnels en sa possession.

Jeunes identités créatives mettra en œuvre des mesures administratives, techniques et physiques appropriées et conformes aux pratiques du secteur pour protéger les Renseignements personnels en sa possession contre l'accès, le stockage et le traitement non autorisé ou illégal.

Jeunes identités créatives a mis en place des mesures de sécurité raisonnables pour protéger les Renseignements personnels en fonction de leur sensibilité, notamment en limitant l’accès à certains Renseignements personnels uniquement à certains employés autorisés dont la fonction nécessite qu’ils aient un accès à ceux-ci.

Accès et rectification

Jeunes identités créatives veille à ce que les renseignements détenus soient le plus complets et à jour possibles. Afin que ces renseignements soient exacts, chaque personne est responsable de communiquer par voie écrite toute modification concernant ses renseignements personnels ou professionnels.

Toute demande écrite d’accès ou de rectification à ses renseignements personnels peut être transmise à Jeunes identités créatives, à l’attention du Comité responsable de la protection des renseignements personnels. Pour de plus amples informations en lien avec vos droits d’accès, il est possible de communiquer avec le Comité responsable de la protection des renseignements personnels de l'organisme aux coordonnées suivantes:

Catherine Fred Lavarenne, direction générale, dg@contactgckc.com

Marline Evoy, administratrice, admin3@contactgckc.com

Les coordonnées figurent aussi sur le site Internet de l’entreprise, à la section Nous joindre. Toute demande sera prise en charge selon le processus et les délais exposés ci-dessous.

a. Processus

À la suite de la réception d’un avis écrit d’accès ou de rectification aux renseignements personnels, Jeunes identités créatives veillera à valider l’identité de la personne faisant la demande au moyen de pièces d’identité. Après la validation de l’identité, la demande sera traitée et les informations seront acheminées dans un format lisible et compréhensible, accompagnées, au besoin, d’explications ou d’une légende selon le processus.

b. Délai de réponses

Jeunes identités créatives répondra à toute demande écrite dans les trente (30) jours suivants la réception de celle-ci. Dans l’impossibilité de respecter ce délai, Jeunes identités créatives avisera la personne concernée par écrit. Il est possible, à tout moment, de formuler une plainte à la Commission d'accès à l'information.

c. Frais inhérents aux demandes

Toute demande d’accès ou de rectification aux renseignements personnels sera traitée sans frais sauf si des frais de retranscription, de reproduction, de traduction ou de transmission sont applicables. Le cas échéant, Jeunes identités créatives fournira à la personne concernée une estimation de ces frais. La personne concernée disposera de trente (30 jours) pour approuver ou refuser les frais. Si aucune réponse n’est reçue dans le délai prescrit, la demande sera considérée comme nulle.

Tout commentaire, question, préoccupation ou plainte concernant notre Politique en matière de protection des renseignements personnels peuvent être acheminées au Comité responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées figurent ci-dessus et sur le site Internet de l’organisme, à la section Nous joindre.

En tout temps, il est possible de déposer une plainte à la Commission d’accès à l’information du Québec.

Destruction des renseignements personnels

Jeunes identités créatives s’engage à détruire tout Renseignement personnel détenu en format papier ou virtuel de façon sécuritaire, et ce, dès que la finalité pour laquelle ces derniers ont été recueillis a été accomplie, sous réserve du délai prévu par la loi ou par une instance gouvernementale.

Les renseignements personnels détenus en format papier feront l’objet d’un déchiquetage au moment de leur destruction. Les renseignements personnels détenus en format numérique feront l’objet d’un archivage dès que la finalité pour laquelle ils ont été collectés est accomplie et seront supprimés définitivement au plus tard 1 an après leur archivage, ou à la demande de la personne concernée, dans un délai diligent, sous réserve de certaines circonstances juridiques et des lois encadrant cette suppression définitive. Jeunes identités créatives s’engage à traiter le matériel informatique désuet contenant des renseignements personnels de façon sécuritaire en effectuant un processus de destruction des données avant de s’en départir.